Tertib Arsip Tentukan Keberlangsungan Organisasi

  • 19 Nov
  • bidang ikp
  • No Comments

Semarang – Pengawasan kearsipan tidak boleh dipandang sebelah mata. Pasalnya, tertib arsip hanya dapat diwujudkan melalui pengelolaan dan pengawasan kearsipan yang baik.

“Pengawasan kearsipan ditujukan untuk mewujudkan tertib arsip dalam rangka transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan serta penyelamatan arsip sebagai memori kolektif bangsa,” terang Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah M Masrofi SSos MSi saat menghadiri Rapat Evaluasi Kearsipan pada SKPD Provinsi Jawa Tengah Tahun 2018 di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Jateng, Senin (19/11).

Masrofi membeberkan, hasil audit kearsipan eksternal Pemprov Jawa Tengah untuk Dinas Kearsipan dan Perpustakaan menempati nomor dua terbaik tingkat nasional setelah Provinsi Jawa Timur. Selisih nilai kedua provinsi itu hanya terpaut 0,04.

Selain itu, audit kearsipan internal juga dilakukan terhadap SKPD di lingkungan Pemprov Jateng. Terdapat beberapa hal yang menjadi indikator penilaian audit kearsipan internal, seperti pengelolaan arsip dinamis. Pengelolaan arsip dinamis meliputi penciptaan, pemberkasan dan penataan arsip aktif, program arsip vital, pengolahan dan pelaporan arsip terjaga, layanan dan akses arsip dinamis, pengolahan arsip inaktif, pemeliharaan arsip inaktif, dan penyusutan.

Ditambahkan, pengawasan internal yang dinilai yaitu pengelolaan arsip dinamis mulai dari aspek penciptaan arsip, dilihat dari apakah arsip pembuatan arsip sesuai dengan tata naskah dinas atau tidak.

ÔÇťApakah pengendalian naskah dinas masuk dan naskah dinas luar menggunakan kartu kendali atau sistem informasi kearsipan dinamis (computerized), sehingga surat masuk surat keluar dapat difilter secara cepat oleh pimpinan SKPD melalui jaringan SIKD,” jelasnya.

Masrofi mengatakan, pihaknya siap memberikan bantuan apabila terdapat SKPD yang mengalami kendala dalam mengklasifikasikan arsip.

“Kami terbuka apabila Bapak/ Ibu saat penyusunan arsip SKPD mengalami kesulitan dalam pengklasifikasian bisa meminta bantuan kita,” tambahnya.

Senada dengan Masrofi, Sekretaris Daerah Provinsi Jawa Tengah Dr Ir Sri Puryono KS MP menekankan arti penting tertib arsip bagi setiap organisasi.

“Pentingnya kearsipan itu luar biasa. Arsip itu ada kategori sangat rahasia, rahasia, dan biasa. Ini terkait dengan kelangsungan suatu organisasi. Pimpinan kalau nyari arsip tidak ketemu, tidak ditata dengan baik, itu pusingnya bukan main,” tandasnya.

Oleh sebab itu, arsip harus dilindungi keamanannya agar tidak rusak atau hilang. Sri Puryono menegaskan, sumber daya manusia yang mengelola kearsipan haruslah seorang yang profesional.

“SDM kearsipan harus benar-benar orang yang profesional dan jangan ditugasi lain sebelum tugas kearsipan benar-benar beres,” pungkasnya.

 

Penulis : Ar, Humas Jateng

Editor : Ul, Diskominfo Jateng

 

Berita Terkait